Las herramientas de Inteligencia de Negocios (BI) están diseñadas para transformar los datos en bruto que las empresas recolectan de sus diversas operaciones en información útil. El objetivo final de la tecnología de BI es permitir a la empresa agregar, manipular y visualizar datos como información útil fácilmente. Entonces, ¿Por qué hay tantas empresas que señalan que solo un pequeño porcentaje de sus empleados son realmente capaces de beneficiarse de las herramientas de BI, mientras que el resto de la organización sigue siendo “poco inteligente”?
Hay muchos factores que pueden impedir que una empresa alcance los beneficios de una solución de BI. En su mayoría, estos factores se reducen a una falta de comprensión de cómo las personas trabajan, la falta de experiencia con el software de BI y sus mejores prácticas. BI debe permitir a las empresas mejorar la forma de hacer negocios –sin embargo, para poder implementar una solución efectiva, la empresas primero deben dar un paso hacia atrás y planificar un enfoque táctico. A continuación se presentan cinco reglas para garantizar una exitosa implementación de BI:
Regla #1: Entender a los usuarios
Por lo general los consumidores de información en una organización son análogos a los conductores de autos. Imagine:
- Usuarios de negocio sin conocimientos técnicos de negocios como conductores;
- Programadores TI o desarrolladores como los mecánicos de una estación de servicio.
- Los analistas de negocios como conductores capaces de realizar un mantenimiento moderado, como por ejemplo, cambiar una rueda.
- Los usuarios avanzados como los conductores capaces de realizar un mantenimiento completo de su auto.
La mayoría de los usuarios de negocio no desea buscar ni analizar información, al igual que la mayoría de los conductores que por lo general no quiere trabajar en sus autos. Si le preguntas a las personas que son capaces de trabajar en su propio auto la frecuencia con la que llevan su auto a una estación de servicio, verá que al menos la mitad (o quizás más) llevará su auto a la estación de servicio según sea necesario. Esto está directamente correlacionado con los analistas y los usuarios avanzados. A pesar de que son capaces de producir y analizar su propia información, ellos recurren frecuentemente a los programadores o desarrolladores para obtener nuevos reportes e información.
Esto se encuentra relacionado con su productividad y definición del trabajo. Ellos no necesariamente piensan que pasar horas dos horas analizando datos es un buen uso del tiempo, ya que no forma parte de sus labores del día a día. Incluso cuando se les dan las herramientas para crear sus propios reportes, siguen prefiriendo que el acceso a la información sea un proceso fácil y no invasivo.
Como resultado, casi el 90% de los usuarios de negocio en la mayoría de las organizaciones no quiere gastar su tiempo con herramientas de BI para crear, cambiar o manipular la información. Casi todo el mundo quiere que la información llegue a ellos tan fácilmente como prender y conducir el auto –no arreglarlo.
En lugar de seleccionar soluciones de BI que solo un pequeño porcentaje de la empresa puede utilizar, las empresas deben concentrarse en la construcción de un acceso a la información e infraestructura de distribución, usando un enfoque de abajo hacia arriba que satisface los requerimientos de información de los usuarios sin conocimientos técnicos en primer lugar.
Regla #2: Utilice el paradigma “Clics”
El paradigma “Clics” es una manera simple de entender y definir la cantidad de esfuerzo que se requiere para que un usuario obtenga la información. Hay cinco niveles de clics para obtener la información, partiendo desde cero. Mientras más clics se necesiten para llegar al resultado final, mayor será el esfuerzo. Una empresa debería asegurarse que la mayoría de los usuarios puedan recibir la información en dos clics en su implementación de BI.
Con cero-clics, la información te encuentra. No se requiere ningún esfuerzo para que el usuario reciba la información, ya que se envía automáticamente por vía electrónica, a un correo electrónico o a un dispositivo inalámbrico. Un informe de un-clic es aquel que el usuario debe iniciar sesión en un sistema, buscar el informe en particular que desea ejecutar y seleccionarlo para ver su contenido. Un informe de dos-clics, es aquel en donde al usuario se le dan opciones para ejecutar el informe.
Reportes con dos-clics pueden satisfacer la mayoría de las ambiciones que tiene un usuario para encontrar información. A menudo se refieren a “información estructurada ad-hoc”, ya que el usuario puede cambiar los parámetros del informe antes de que se ejecute. En los reportes de tres-clics, el concepto de una herramienta para el usuario final se introduce en aquella pequeña porción de usuarios que tiene con frecuencia peticiones abstractas de información. Finalmente un usuario avanzado puede crear reportes de cuatro o más clics desde cero.
Tiene mucho más sentido concentrarse en la construcción de cero, uno y dos clics antes de desplegar la infraestructura para herramientas de tres y cuatro clics. De esta manera, todo el mundo llega a cierto nivel de satisfacción con el acceso más simple.
Regla #3: Establecer a los usuarios avanzados como productores y consumidores de información.
Hay dos razones para este enfoque. Primero, los desarrolladores TI son una pequeña minoría dentro de la empresa, y a medida que más personas se incluyen en el proceso de medición, se pueden ver rápidamente inundados por peticiones de nueva información. Segundo, dado que los desarrolladores TI no son primordialmente personas de negocio, ellos no pueden prever todos los tipos de información que los usuarios de negocio utilizarán.
Por estas razones, los usuarios avanzados tienen que desempeñar un doble papel. Además de ser consumidores de información, los usuarios avanzados también deben utilizar sus herramientas de BI para producir información que pueda ser compartida con los usuarios sin conocimientos técnicos.
Regla #4: Establecer una cultura de medición.
Si usted cree en el refrán: “No puedes gestionar lo que no puedes medir”, entonces necesita establecer “la medición” como una cultura dentro de su empresa. La forma más sencilla de hacer esto es comunicando constantemente la estrategia del negocio a todos los trabajadores que utilizan información a través de tácticas como: publicarlo en la intranet corporativa o anunciarlo en todas las reuniones de la empresa. Además, tiene que explicar cómo será “medida” su estrategia. Comunicando esto en público, les da a los individuos la motivación y la habilidad para afectar personalmente una medida que ayuda a alcanzar las metas de la empresa.
Hacer responsables a los empleados de lograr las métricas también es importante. Premiar con bonos por cumplimento de metas ayuda a establecer una cultura de medición. Si se piensa sobre esto, cada empleado en la organización afecta las métricas de estratégicas –desde el personal obrero hasta los ejecutivos.
Por lo tanto, establecer una cultura de medición dentro de una organización requiere de un procesos continuo de cuatro pasos:
- Comunicar la estrategia corporativa a cada trabajador.
- Analice la estrategia en métricas claras de progreso hacia las metas estratégicas.
- Comunicar continuamente y distribuir métricas grupales e individuales a los trabajadores.
- Recompensar y reconocer a los empleados por efectos favorables o sobresalientes en algún indicador medido.
Regla #5: Hacer de la Inteligencia de Negocios una decisión estratégica de la empresa.
Con el fin de realizar compras racionales de herramientas de BI, en lugar de hacerlo en base a razones tacitas o requerimientos de unidades individuales, se debe considerar la organización completa. De esta manera, una organización puede estar segura de que se están formulando las preguntas correctas y que son contestadas correctamente a través del software de BI. Además, es importante comprar tan pocas herramientas como sean necesarias para responder a las necesidades de la empresa.
Siguiendo estas cinco reglas se garantizará una mejora al acceso de información de toda la empresa. Cuando todos los empleados–no solo los usuarios avanzados – se sienten capaces de encontrar la información que ellos necesitan, la empresa completa puede ser más inteligente.
Escrito por Kevin Quinn para Information Magament.
Articulo Original:
“5 Rules for BI Success”
rimunozc
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